Таблица для записи клиентов: бесплатный шаблон для Excel и Google Таблиц

Таблица для записи клиентов — это список визитов, где одна строка означает один визит, а графы всегда одни и те же: дата, время начала, длительность, клиент, телефон, услуга, мастер, цена, предоплата, статус и комментарий. Главное в ней — длительность и время окончания: без них таблица не покажет, что два клиента пришли на одно время. Готовый шаблон ниже: в нём выпадающий список статусов, неявки подсвечиваются красным, а графа «Проверка» сама находит пересечения у одного мастера.

Бесплатно, без регистрации и без макросов. Открывается в Microsoft Excel, в Google Таблицах и в других редакторах таблиц.

Что внутри шаблона

В файле три листа.

• «Запись» — сам журнал. Шапка закреплена и не уезжает при прокрутке, в ней фильтры. Три строки-примера с вымышленными клиентами показывают, как заполнять; перед работой их удалите. Формулы, списки и подсветка настроены на первые 500 строк.
• «Клиенты» — одна строка на человека: имя, телефон, email, день рождения, отметка о согласии на рассылку, комментарий. Графы «Визитов», «Неявок» и «Последний визит» считаются сами по листу «Запись», если телефон там записан так же.
• «Как пользоваться» — короткая памятка, чтобы файл можно было отдать администратору без объяснений.

CSV-версия содержит только лист «Запись» с теми же графами — её удобно сразу открыть в Google Таблицах. Подсветки и списков в CSV нет: такие настройки этот формат не хранит. Чтобы получить в Google Таблицах всё, загрузите туда .xlsx, как описано ниже.

Какие графы нужны и зачем

Каждая графа должна отвечать на вопрос, который вам однажды зададут: клиент, мастер или вы сами в конце месяца. Если на графу никто не смотрит, её можно убрать.

Статус выбирается из выпадающего списка, а не пишется руками. «Не пришла», «неявка» и «н/я» в одной таблице не посчитать фильтром, а один список даёт одинаковые значения. Подробнее о том, какие ещё сведения о клиенте стоит хранить, — в статье клиентская база салона.

Excel или Google Таблицы

Excel удобен, если запись ведёт один человек за одним компьютером. Файл работает без интернета и открывается быстро даже на тысячах строк. Минус в том, что файл лежит на одном компьютере. Если отправить копию администратору, через неделю у вас будут две разные таблицы.

Google Таблицы удобны, если записывают двое или вы записываете с телефона. Таблица одна, изменения видны всем сразу, есть история правок. Чтобы перенести шаблон: Файл → Импорт → Загрузка → выберите .xlsx. Списки, подсветка и формулы переносятся вместе с файлом — проверьте это на строках-примерах. Доступ давайте конкретным людям по их адресу. Ссылка «для всех, у кого она есть» для таблицы с телефонами клиентов не подходит. Как хранить контакты клиентов по правилам, уточните у юриста.

Короткое правило: один человек и один компьютер — Excel. Несколько человек или телефон — Google Таблицы.

Как вести запись по времени: список или сетка по часам

Есть два способа разложить запись по времени. Сетка: строки — часы или получасы, столбцы — мастера, в ячейке имя клиента. День видно целиком, свободное время — пустые клетки. Но в ячейку не помещаются телефон, услуга и предоплата, визит на полтора часа занимает три клетки, и по сетке ничего не посчитать: ни выручку, ни неявки, ни историю клиента.

Список: одна строка — один визит со всеми графами. Выглядит менее наглядно, зато фильтруется, сортируется и считается. Шаблон устроен списком. Чтобы увидеть день как сетку, включите фильтр в шапке: Мастер — нужный, Дата — сегодня, и отсортируйте по времени начала. Получится расписание мастера по порядку, с временем окончания у каждого визита.

Если без сетки неудобно, держите её отдельным листом на неделю вперёд только для обзора, а записи всё равно вносите в список. Две таблицы с одинаковыми данными быстро начинают расходиться.

Как не допустить двойной записи

Двойная запись почти всегда получается одним из трёх способов: не указали длительность, записывали двое одновременно или перенесли визит и не убрали старую строку. Таблица сама ничего не запрещает, поэтому защищаются правилами.

1. Длительность обязательна. В шаблоне в эту графу можно ввести только целое число минут.
2. Смотрите на «Проверку». Если у того же мастера в тот же день визиты накладываются, в графе появится «пересечение», и строка подсветится. Отменённые визиты не считаются.
3. Перенос — это смена даты и времени в той же строке. Новую строку для перенесённого визита не заводите.
4. Один журнал. Если записывают двое, это одна Google Таблица, а не две копии файла. И перед тем как назвать клиенту время, обновите страницу.
5. Имена мастеров пишите одинаково. «Мария» и «Маша» для формулы — два разных человека, и пересечение она не заметит.

Проверка срабатывает уже после ввода. Если двое за минуту отдали одно время, таблица покажет это, но второго клиента предупредить придётся вам.

Чего таблица не умеет

• Клиент не видит свободное время. Каждый, кто хочет записаться, пишет или звонит, а вы смотрите в таблицу и отвечаете. Ночью и в выходные запросы копятся.
• Напоминаний нет. Накануне каждому клиенту нужно написать самой. Как это устроено в программах и что писать, — в статье напоминание клиенту о записи.
• Доступ команды — всё или ничего. Кто может открыть таблицу, тот видит все телефоны и может удалить любую строку. Показать мастеру только его записи встроенными средствами не получится.
• Пересечение видно, но не запрещено. Формула подсвечивает ошибку, а не предотвращает её.

Когда переходить на онлайн-запись

Таблицы хватает, пока записывает один человек и клиенты не просят записаться самостоятельно. Пора смотреть на онлайн-запись для клиентов, если:

• графа «Проверка» за месяц хотя бы раз показала пересечение, о котором вы узнали, когда оба клиента уже пришли;
• вечером вы пишете напоминания вручную;
• записывают двое и больше, а мастерам не нужно видеть всю базу;
• клиенты пишут «есть что-нибудь на завтра?» в нерабочее время.

Как выбрать между тетрадью, таблицей, календарём и программой, подробно разобрано в статье как вести запись клиентов.

Что делать с таблицей при переходе

Таблицу не нужно переписывать заново: её загружают файлом. В Orivela для этого есть раздел кабинета «Перенос из CRM», он открыт владельцу и администратору. Он принимает XLSX или CSV до 5 МБ и 10 000 строк и по заголовкам сам определяет, что в файле: клиенты, услуги, мастера или записи. До переноса он показывает, какие колонки узнал и как выглядят первые строки.

1. Сохраните каждый лист отдельным файлом CSV. Из файла Excel читается только первый лист. В Excel: Файл → Сохранить как → CSV. В Google Таблицах: Файл → Скачать → CSV.
2. Сначала загрузите лист «Клиенты». Имя, телефон, email, день рождения и комментарий лягут в карточки. Клиенты сверяются по телефону, поэтому повторная загрузка того же файла ничего не задвоит. Строки без телефона и почты не переносятся.
3. Потом — лист «Запись», только будущие визиты. Дата, время начала, длительность, клиент, телефон, услуга, мастер, цена и комментарий распознаются по заголовкам шаблона. Мастера, услуги и клиенты, которых ещё нет, заведутся сами. Перенесённые визиты встают в журнал как подтверждённые, поэтому прошедшие и отменённые строки перед загрузкой удалите.
4. Проверьте после переноса. У новых услуг цена и длительность взяты из таблицы, их и график мастеров стоит сверить. Предоплату из таблицы перенос не берёт — отметьте её в записи вручную.

Дальше запись живёт уже не в таблице. Клиент по ссылке или в боте видит только свободное время конкретного мастера. Когда администратор ставит запись вручную, журнал проверяет занятость и при помехе спрашивает, записать ли всё равно. Мастер со своим входом видит только свой столбец. Напоминание по умолчанию уходит за сутки в Telegram, MAX или ВКонтакте, если клиент связан с ботом салона, либо на почту. Клиенту, у которого в карточке только телефон, по-прежнему звонят сами. Что ещё входит в сервис, — на странице приложение для записи клиентов.

Частые вопросы

Где скачать таблицу для записи клиентов бесплатно? В начале этой статьи: файл .xlsx с листами «Запись», «Клиенты» и «Как пользоваться» и CSV-версия листа «Запись» для Google Таблиц. Регистрация не нужна, макросов в файле нет.

Как сделать гугл таблицу для записи клиентов? Скачайте .xlsx и в Google Таблицах выберите Файл → Импорт → Загрузка. Выпадающий список статусов, подсветка неявок и проверка пересечений сохранятся. Доступ дайте администратору по его адресу, не по общей ссылке.

Как вести таблицу записи клиентов по времени? Одна строка — один визит, с временем начала и длительностью в минутах. Время окончания шаблон считает сам. Чтобы увидеть день мастера, отфильтруйте по мастеру и дате и отсортируйте по времени начала.

Почему не считается «Последний визит»? Эта графа использует функцию, которой нет в Excel 2016 и более ранних версиях. В Excel 2019 и новее, в Excel из Microsoft 365 и в Google Таблицах она работает, в старых версиях графа остаётся пустой. Остальные формулы работают везде.

Можно ли вести запись в таблице с телефона? Да, в Google Таблицах. Удобнее всего отфильтровать сегодняшний день: на маленьком экране все тринадцать граф сразу не поместятся.

Таблица подсветила «пересечение» — что делать? Проверьте длительность у обоих визитов. Если она верная, свяжитесь с тем, кто записался позже, и предложите другое время. Потом поменяйте дату и время в его строке, новую строку не заводите.

Все статьи блога →

Orivela — онлайн-запись, CRM и боты в Telegram, MAX и ВКонтакте для малого бизнеса: салонов, студий, частных мастеров.