Хорошая программа для записи клиентов — это журнал со столбцом на каждого мастера, онлайн-запись по ссылке и в мессенджерах, напоминания без ручной рассылки, карточка клиента с историей визитов и понятные права для сотрудников. Дальше идут предоплата, перенос базы, отчёты и вопрос, где лежат данные. Ниже — список, по которому удобно проверять любую программу, вопросы перед подключением и план проверки за неделю.
С журнала начинается рабочий день, поэтому его стоит проверять первым. Что должно быть:
Проверка простая: поставьте двух клиентов к одному мастеру на пересекающееся время. Если программа молча согласилась, накладки будут и в работе.
Клиенту всё равно, какая у вас программа. Ему важно записаться с того места, где он вас нашёл: из профиля в соцсети, из карточки на картах, из переписки. Поэтому смотрите на каналы:
Главное требование — все каналы пишут в один журнал. Клиент из мессенджера и клиент со страницы не должны получить одно и то же время. Второе — клиент видит только реально свободные окна конкретного мастера, а не «оставьте заявку, мы перезвоним».
Напоминание должно уходить само, без администратора. Спросите три вещи: куда оно приходит (мессенджер, почта, SMS), можно ли поменять срок и есть ли в нём кнопка подтверждения. Кнопка важна: по ней видно, кто придёт точно, а кому стоит позвонить.
Отдельно уточните, сколько стоят сообщения. Где-то они входят в подписку, где-то оплачиваются поштучно, и за месяц это заметная сумма. Тексты напоминаний мы разбирали в статье напоминание клиенту о записи.
Перед визитом мастер открывает карточку и видит: «окрашивание, 7/1, в прошлый раз просила холоднее оттенок». Минимум, который должен быть в карточке:
Проверьте, заводится ли карточка сама при записи нового человека. Если её надо создавать отдельно, половину клиентов в базу просто не внесут.
Если вы берёте предоплату за долгие или дорогие услуги, программа должна уметь выставить оплату при записи и отметить её в журнале. Вопросы к сервису: на какие услуги можно включить предоплату, чем платит клиент, на чей счёт идут деньги и что происходит с записью, если оплата не пришла. Сколько брать и что писать клиенту — в статье предоплата за запись.
Когда в программе работает больше одного человека, с правами чаще всего путаются. Типичная схема:
| Роль | Что обычно нужно | Что обычно лишнее |
|---|---|---|
| Владелец | всё, включая деньги и отчёты | — |
| Администратор | журнал всех мастеров, клиенты, услуги | выручка салона, зарплаты |
| Мастер | свой столбец в журнале, свои клиенты на сегодня | чужие записи, выгрузка базы |
Полезно, когда программа хранит историю действий: кто отменил запись, кто перенёс, с какого устройства или канала. Спор «я её не отменяла» тогда решается за минуту.
Переезд из тетради или другой программы — самое трудоёмкое при подключении. Узнайте, в каком формате программа принимает клиентов, услуги и будущие записи, что делает с дублями и с клиентами без телефона. Про тетрадь подробно написано в статье как вести запись клиентов.
Не менее важен обратный путь, если решите уйти. Проверьте, выгружается ли база без письма в поддержку.
Для салона на первое время хватает нескольких цифр: сколько записей и откуда они пришли, сколько отмен и неявок, сколько клиентов вернулись. Большие отчёты полезны позже. Спросите, какие показатели входят в ваш тариф, а какие — только в старший.
В программе лежат имена и телефоны клиентов, а иногда и заметки о здоровье. Закон о персональных данных (152-ФЗ, ст. 18) требует, чтобы базы с данными граждан России при сборе хранились на территории России, за некоторыми исключениями. Спросите у сервиса, где стоят серверы, как в программе собирается согласие клиента и кто получает доступ к базе. Как оформить обязанности самого салона — политику обработки данных, согласия, договор с сервисом, — уточните у юриста.
Демо-данные в пробном кабинете ничего не скажут. Проверять надо на своих услугах и своём графике.
Часть возможностей зависит от тарифа, поэтому ниже сказано, где это так.
Заведём ваши услуги, мастеров и расписание и проверим вместе, подходит ли вам такой журнал, до того как вы что-то решите.
Оставляя контакт, вы соглашаетесь с обработкой персональных данных. Хотите разобраться сами — попробуйте самостоятельно.
Какие программы для записи клиентов бывают? Условно три вида: простой календарь записи для частного мастера, программа записи со страницей и ботами и CRM, где к записи добавлены деньги, склад и зарплаты. Салону с несколькими мастерами обычно нужен второй или третий вариант. Подробнее о третьем — в статье CRM для салона красоты.
Нужен ли свой сайт? Нет. Страница записи по ссылке и бот в мессенджере работают без сайта. Если сайт есть, на него ставят ту же ссылку.
Можно ли пользоваться программой с телефона? Спросите об этом до подключения и проверьте сами: откройте журнал с телефона и поставьте запись. Администратор часто записывает клиентов не за компьютером.
Что делать со старыми записями в тетради? Переносите клиентов с телефонами и все будущие записи. Прошлые визиты без телефона можно оставить в тетради как справку.
Сколько времени занимает подключение? Зависит от прайса и базы. Дольше всего завести услуги с правильной длительностью и графики мастеров; загрузка готовой таблицы занимает минуты.
Расскажите, как сейчас ведёте запись, — подскажем, что перенести и с чего начать.
Получить разборOrivela — онлайн-запись, CRM и боты в Telegram, MAX и ВКонтакте для малого бизнеса: салонов, студий, частных мастеров.