Как сделать онлайн-запись для клиентов: пошагово

Чтобы клиенты записывались сами, нужны три вещи: услуги с ценой и длительностью, расписание мастеров и правила — за сколько можно записаться и до какого момента отменить. Их вы заносите в сервис записи. Он даёт ссылку или бота, которые вы ставите туда, где вас уже ищут: в соцсети, на сайт, в карточку на картах. Остаётся включить напоминания и один раз записаться к себе самому, как это сделает клиент.

Шаг 1. Прайс: название, цена и сколько длится

Сначала длительность: по ней сервис ищет окно. Поставите маникюру час вместо двух — получите двух клиентов на одно время.

• Берите время с запасом. Если окрашивание длится от двух до четырёх часов, заведите варианты: «короткие волосы», «до плеч», «длинные».
• Называйте услуги так, как их называет клиент. «Маникюр с покрытием», а не «Комплекс М-2».
• Цену «от» пишите, только если объясняете, от чего она зависит. Иначе клиент запомнит нижнюю цифру.
• Услуги, где цену без консультации не назвать, выделите отдельно. Их удобнее принимать заявкой, которую вы подтверждаете сами.

Шаг 2. Расписание: кто, когда и что делает

Клиент видит только то время, которое вы открыли. Без расписания на странице записи нечего выбрать.

• Привяжите к каждому мастеру только его услуги. Бровист не должен появляться в списке на стрижку.
• Поставьте постоянный график шаблоном: «пн–пт с 10 до 20», «два через два». Размечать каждый день руками бросают на второй неделе.
• Отпуска и выходные вносите заранее, пока на эти дни никто не записался.
• Если работаете сеансами (фотостудия, баня, аренда зала), удобнее задать свои времена начала — 10:00, 12:00, 15:00, — чем ровную сетку каждые полчаса.

Шаг 3. Правила записи

Эти настройки решают, какие окна клиент увидит. Их чаще всего пропускают, а потом удивляются записи, до которой осталось двадцать минут.

Правила отмены и предоплаты заодно напишите текстом рядом с записью или в описании услуги. Если берёте предоплату и удерживаете её при поздней отмене, формулировку условий лучше показать юристу.

Шаг 4. Где будет запись

Запись должна стоять там, где клиент уже смотрит ваши работы и цены. Заставлять его переходить в незнакомое место — лишний шаг, на котором люди уходят.

Про карты одна оговорка. В Яндекс Бизнесе кнопка «Записаться онлайн» подключается только через сервисы-партнёры Яндекса или по API — условия в справке Яндекс Бизнеса. Обычная ссылка на страницу записи в карточке от партнёрства не зависит.

Не обязательно запускать всё сразу. Начните со ссылки и одного канала, где у вас больше всего обращений. Главное, чтобы все каналы писали в один журнал: иначе клиент из ВКонтакте и клиент из бота встанут на одно время.

Шаг 5. Подтверждения и напоминания

Клиент, записавшийся в воскресенье на четверг, к четвергу может забыть. Напоминание нужно настроить до первой записи, а не после первой неявки.

• Подтверждение сразу после записи. Дата, время, адрес, мастер. Например: «Вы записаны на маникюр с покрытием, четверг 18 сентября, 15:00, мастер Анна. Адрес: …, вход со двора».
• Напоминание накануне с кнопкой подтверждения. «Завтра в 15:00 ждём вас на маникюр. Всё в силе?» — и две кнопки: «Подтверждаю» и «Перенести».
• Короткое напоминание в день визита — по желанию, за пару часов.

Для долгих услуг и предоплаченных записей напоминание за сутки бывает поздно: стоматологии или фотостудии удобнее предупреждать за двое-трое суток, пока перенос ещё можно устроить.

Проверьте, куда уходят сообщения. Если клиент записался по ссылке и не оставил ни мессенджера, ни почты, напоминание отправить некуда.

Шаг 6. Запишитесь к себе как клиент

Возьмите телефон, откройте ссылку так, как её увидит клиент — например, из шапки своего профиля. Пройдите запись до конца.

• Понятно ли с первого экрана, что выбирать?
• Есть ли свободное время на ближайшие дни? Если нет, проверьте расписание мастера и привязку услуги к нему.
• Сходится ли длительность и цена с прайсом?
• Пришло ли подтверждение и в каком виде?
• Получается ли отменить или перенести запись самому?

Потом отмените тестовую запись и попросите пройти тот же путь знакомого, который ваш сервис не видел. Где он споткнётся, там споткнутся и клиенты.

Шаг 7. Разместите ссылку везде

Список мест, куда ссылку ставят один раз:

• шапка профиля и закреплённый пост в соцсетях;
• кнопка в сообществе ВКонтакте;
• карточки на картах и в справочниках;
• сайт — кнопкой на каждой странице, а не только на «Контактах»;
• автоответ в мессенджере: «Записаться можно здесь: …»;
• QR-код на визитке, на зеркале, на стойке администратора;
• подпись в почте и сообщение после визита.

Когда клиент пишет «а можно на пятницу?», отвечайте ссылкой и называйте время, которое видите свободным. Постепенно часть клиентов начнёт открывать её сама.

Как это устроено в Orivela

После регистрации открывается экран «Запуск» из четырёх шагов. На каждом есть готовый вариант, который достаточно поправить.

1. Услуги. Выбираете сферу — появляется набор услуг с ценой и длительностью. Отмечаете свои и правите цифры. Если набор не подходит, пишете услуги одной строкой, например «маникюр 1500 2ч, педикюр 2000, дизайн 500 30мин», и список собирается из описания.
2. График. Шаблоны «Пн–Пт», «Пн–Сб», «Каждый день», «2 через 2» и часы работы. Смены можно продлевать автоматически, чтобы у клиентов всегда были свободные окна.
3. Канал. Бот в Telegram: общий бот Orivela включается одной кнопкой, свой — с вашим названием — подключается токеном из @BotFather.
4. Проверка. Песочница бота и кнопка «Записаться к себе», которая открывает вашу страницу записи — ту же, что увидят клиенты.

Правила из шага 3 задаются в настройках кабинета: технический перерыв (у отдельной услуги — свой), время до записи, срок отмены и переноса клиентом, шаг сетки или свои времена начала. У услуги можно отметить, что запись по ней сначала подтверждает администратор.

Напоминаний три, у каждого свой срок. Первое по умолчанию уходит за сутки, с кнопкой «Подтверждаю». Если клиент получает напоминания в Telegram или MAX, можно включить освобождение записей, которые он так и не подтвердил: время снова становится свободным и уходит людям из листа ожидания.

Страница записи открывается по адресу вида orivela.ru/b/ваш-салон. Для сайта в разделе «Интеграции и виджет» есть код в одну строку:

<script src="https://orivela.ru/embed.js" data-slug="ваш-салон"></script>

Он добавляет на сайт плавающую кнопку, форма записи открывается в окне поверх страницы. Текст, цвет и сторону кнопки можно поменять.

Кто записался по ссылке, тому сразу после записи предлагают получать напоминания в MAX или Telegram, если бот подключён. А к ссылке для карточки на картах можно добавить метку — ?from=2gis, ?from=yandex — и запись будет отмечена источником.

Подробнее о каналах: Telegram-бот для записи (и разбор, как его настроить), онлайн-запись в группе ВКонтакте и чат-бот в MAX.

Чек-лист запуска

• У каждой услуги есть название, понятное клиенту, цена и реальная длительность.
• Каждая услуга привязана к мастерам, которые её делают.
• График стоит минимум на месяц вперёд, отпуска внесены.
• Заданы перерыв между записями, время до записи и срок отмены.
• Отмечены услуги, которые сначала подтверждаете вы.
• Правила отмены и предоплаты написаны текстом.
• Включены подтверждение и напоминание, понятно, куда они уходят.
• Вы записались к себе с телефона и отменили запись.
• Знакомый прошёл запись без подсказок.
• Ссылка стоит в соцсетях, на картах, на сайте и в автоответе.

Частые вопросы

Нужен ли свой сайт для онлайн-записи? Нет. Страница записи по ссылке, бот в мессенджере и приложение во ВКонтакте работают без сайта. Если сайт есть, на него ставят виджет.

Что выбрать частному мастеру: ссылку или бота? Ссылку ставят в любом случае — её можно отправить кому угодно. Бот нужен, если клиенты и так пишут вам в Telegram или MAX: там же они запишутся и получат напоминание.

Как быть с постоянными клиентами, которые привыкли звонить? Записывайте их в тот же журнал сами. Тогда ни звонок, ни онлайн-запись не займут одно и то же время.

Что делать, если клиент записался и не пришёл? Заранее решите, что считаете поздней отменой, и напишите это рядом с записью. Напоминание с кнопкой подтверждения даёт клиенту удобный способ отказаться заранее, а вам — время предложить окно другому.

Можно ли брать предоплату при онлайн-записи? Да, если сервис записи подключается к платёжному сервису. Условия возврата при отмене пропишите заранее и уточните у юриста, как их правильно оформить.

Все статьи блога →

Orivela — онлайн-запись, CRM и боты в Telegram, MAX и ВКонтакте для малого бизнеса: студий, салонов, частных мастеров.