Вести запись можно в тетради, в таблице, в календаре телефона или в программе записи. Тетрадь и календарь хорошо работают, пока записываете только вы и помните каждого клиента. Когда записей больше, чем помещается в голове, или записывать начинает второй человек, появляются двойные записи и потерянные телефоны — тогда пора в программу. Что бы вы ни выбрали, о каждом визите стоит писать одни и те же восемь полей — они ниже.
Набор полей важнее, чем место, где вы их храните. Если привыкнуть писать их полностью, переезд из тетради в программу пройдёт быстрее.
После визита полезно отметить, пришёл ли клиент и сколько заплатил. По этим отметкам видно, кто давно не был и кто не приходит без предупреждения.
Что удобно. Тетрадь не разряжается и не требует интернета. Записать клиента, пока он стоит у стойки или говорит по телефону, быстрее ручкой, чем пальцем по экрану. Разворот на неделю сразу показывает, где пусто.
Где ломается.
Кому подходит. Частному мастеру с постоянной клиентурой: пять–семь визитов в день, большинство клиентов знакомы, записывает только он сам. Если вы так работаете годами и ничего не теряется, менять способ незачем. Одно правило стоит завести сразу: раз в месяц фотографировать страницы с телефонами.
Что удобно. Поиск по телефону и имени за секунду. Столбцы можно назвать ровно теми полями, что выше. Таблицу в облаке открывают с телефона и компьютера, доступ можно дать администратору. Из таблицы проще всего переехать в программу: она уже почти готова к загрузке.
Где ломается. Таблица ничего не проверяет. Две записи на одно время у одного мастера она примет молча. Длительность в ней — просто число в ячейке, поэтому пересечения замечают, когда оба клиента уже пришли. Напоминаний клиентам нет. Если файл лежит на одном компьютере, а копию отправили администратору, через неделю это две разные таблицы. И последнее: таблицу с телефонами клиентов не стоит открывать по ссылке «для всех». Как хранить контакты клиентов по правилам, уточните у юриста.
Кому подходит. Мастеру или маленькой студии, где запись ведёт один человек, но клиентов уже больше, чем удаётся помнить, и нужен поиск.
Телефон всегда с собой, визит встаёт в календарь отрезком нужной длины, и пересечение видно глазами. Себе можно поставить напоминание. Этого хватает мастеру на выезде или с плавающим графиком, у которого визитов немного и все договорённости в переписке.
В календаре есть время, но нет карточек клиентов. Телефон и комментарий приходится писать в название события, и найти по ним человека потом трудно. Чтобы понять, когда он был в прошлый раз, нужно листать месяцы назад. Напоминание приходит вам, а клиенту нужно написать самой. В общем календаре на троих мастеров трудно разобрать, кто когда занят.
Что удобно. Запись встаёт в журнал к конкретному мастеру, и программа знает, сколько длится услуга, поэтому занятое время видно сразу. Клиент заводится карточкой с историей визитов. Напоминания уходят клиентам сами. Записывать могут несколько человек одновременно, и все видят один журнал. Клиенты могут записываться сами, по ссылке или через бота.
Где ломается. Её нужно настроить: завести услуги с длительностью, мастеров, график работы. Первые дни рука тянется к тетради. Нужен телефон или компьютер под рукой, а у стойки его может не быть. И за программу платят каждый месяц — считать стоит от того, сколько стоит один пропущенный визит у вас.
Кому подходит. Когда записывают двое и больше, когда клиенты хотят записываться сами в нерабочее время или когда вы всё чаще пишете напоминания вечерами.
| Тетрадь | Таблица | Календарь | Программа | |
|---|---|---|---|---|
| Видно пересечение по времени | если писать время окончания | нет | да | да, с учётом длительности услуги |
| Поиск клиента по телефону | нет | да | с трудом | да |
| История визитов клиента | листать назад | фильтр по столбцу | нет | в карточке |
| Напоминание клиенту | вручную | вручную | вручную | автоматически, если клиент подключён к боту или оставил почту |
| Несколько человек записывают | нет | неудобно | неудобно | да |
| Если потерять | база пропала | если файл в облаке, остаётся | остаётся в аккаунте | остаётся на сервере |
| Работает без интернета | да | файл на компьютере — да | да | нет |
Если ни один пункт не про вас, тетрадь справляется.
Перенос базы. В кабинете есть раздел «Перенос из CRM». Он принимает таблицу в XLSX или CSV, до 5 МБ и 10 000 строк; старый формат .xls нужно пересохранить в .xlsx. По заголовкам первой строки программа сама определяет, что в файле: клиенты, услуги, мастера или записи. До переноса она показывает, какие колонки узнала и как выглядят первые строки. Клиенты сверяются по телефону, поэтому повторная загрузка того же файла ничего не задвоит. Клиент без телефона и почты не переносится. Колонки, которым нет отдельного поля, например скидка или номер карты, дописываются в заметку клиента. Если в таблице записей встретится мастер, услуга или клиент, которых ещё нет, они заведутся сами — цены и расписание таких услуг и мастеров потом стоит проверить.
Журнал записи. Записи видны по дням, неделям и месяцам, у каждого мастера свой столбец. Когда администратор ставит запись вручную, журнал проверяет, свободно ли время у мастера. Если время занято или мастер в этот день не работает, журнал скажет об этом и спросит, записать ли всё равно — последнее слово за салоном. Длительность визита можно поменять прямо в записи, предоплату — отметить суммой и способом: наличными, картой, СБП. Мастер со своим входом видит только свой столбец.
Карточка клиента. Если записываете человека, которого нет в базе, карточка заводится сама. В ней имя, телефон, почта, теги, день рождения, заметки и история визитов: дата, услуга, мастер, чем закончился визит. Клиента можно внести в чёрный список — тогда онлайн он записаться не сможет, а вручную из журнала можно.
Напоминания. Первое по умолчанию приходит за сутки; срок салон меняет в настройках. Клиенту оно уходит в Telegram, MAX или ВКонтакте, если он связан с ботом салона, либо на почту. В Telegram и MAX под ним кнопка подтверждения. Мастеру, который подключён к боту, тоже приходит сообщение о скорой записи. Клиенту, у которого в карточке только телефон, написать некуда — такому по-прежнему звонят или пишут сами.
Как вести запись клиентов на маникюр в блокноте, чтобы не было накладок? Пишите не только время начала, но и время окончания, а следующего клиента ставьте не раньше него. Переносы записывайте карандашом. Телефон — полностью, в одном месте, например на последних страницах в алфавитном порядке.
Можно ли вести запись и в тетради, и в программе одновременно? Временно, как справку — да. Новые записи в двух местах сразу почти наверняка приведут к тому, что одно и то же время отдадут двоим.
Сколько времени занимает переезд? Зависит от базы. Переписать в таблицу сотню клиентов с телефонами — вечер. Загрузка готовой таблицы — несколько минут. Дольше всего завести услуги с правильной длительностью и график мастеров.
Что делать с клиентами, у которых в тетради только имя? Не переносите их сейчас. Когда такой человек запишется снова, возьмите телефон и заведите карточку.
Нужна ли программа частному мастеру? Не всегда. Если вы записываете сама, клиентов немного и напоминания не отнимают время, тетради или таблицы хватит. Программа нужна там, где записывают несколько человек или клиенты хотят записываться без вас.
Что ещё входит в программу для салона, помимо журнала, — в статье CRM для салона красоты. Про напоминания и подтверждение визитов — как уменьшить неявки.
Расскажите, как сейчас ведёте запись, — подскажем, с чего начать переезд.
Получить разборOrivela — онлайн-запись, CRM и боты в Telegram, MAX и ВКонтакте для малого бизнеса: студий, салонов, частных мастеров.