Подарочный сертификат на услугу — это бланк с уникальным номером, суммой или названием услуги, сроком действия и контактами для записи. Макет — меньшая часть работы, основная — учёт номеров: каждый номер нужно где-то записать, чтобы видеть, продан ли он, сколько на нём осталось и когда он истекает. Электронный сертификат — тот же бланк в файле или ссылкой, его удобно отправить в мессенджер. Бумажный дарят в конверте, и к нему стоит добавить QR-код.
Сначала решите, что именно продаёте. Вариантов два, и у каждого свои неудобства.
| На сумму (номинал) | На услугу | |
|---|---|---|
| Пример | «Сертификат на 5 000 ₽» | «Маникюр с покрытием и уход для рук» |
| Что выбирает получатель | любую услугу из прайса | только то, что написано |
| Если цены выросли | доплачивает разницу | обычно оказывают по составу сертификата |
| Остаток | бывает часто: услуга дешевле номинала | обычно нет |
| Когда подходит | дарят «на что-нибудь», не зная, что нужно человеку | дарят конкретное: фотосессию, массаж, стрижку у мастера |
Для сертификата на услугу состав нужно записать точно, например «фотосессия 1 час, 15 фото в обработке, зал на выбор». Через полгода никто не вспомнит, входил ли в подарок макияж.
Имя получателя на бланке — по желанию покупателя. Цену на сертификат на услугу можно не печатать: подарок без цены выглядит лучше. Но в своём учёте сумму записать нужно.
Бланк легко напечатать заново. Защищает от этого список номеров, по которому вы сверяете каждый пришедший сертификат. В списке должно быть:
Правило простое: пришёл человек с сертификатом — сначала находите номер в списке, потом записываете. Номера нет — сертификат не ваш или не учтён, разбирайтесь до визита. Погашенный номер отмечайте сразу, в день визита, иначе по той же копии бланка придут второй раз.
Номер делайте не короче 8–10 знаков и случайным. Таблица в общем доступе для учёта не подходит: номера из неё может увидеть кто угодно из сотрудников и бывших сотрудников.
| Бумажный | Электронный | |
|---|---|---|
| Как дарят | в конверте, лично | файлом или ссылкой в мессенджере |
| Затраты | печать, плотная бумага, конверт | только макет |
| Когда купить | когда вы открыты, или ждать курьера | в любое время, если продаёте онлайн |
| Как записаться | набрать номер руками или отсканировать QR | нажать на ссылку |
| Риск | теряют, фотографируют и приходят с фото | пересылают дальше — важно гасить по номеру |
Чаще всего делают оба: один макет, из которого получается и PDF, и печатный лист. На бумажный добавьте QR-код со ссылкой на запись, чтобы получатель не искал вас в поиске. Лучше, если QR ведёт на страницу, где видно, что входит в подарок и до какого числа он действует, но не видно цены.
Предложить сертификат можно там, где о нём уже думают: кнопка в боте и на странице записи, пост перед праздниками, строка в сообщении после визита. Пример текста для переписки:
«Сертификат на маникюр с покрытием — 2 500 ₽, действует три месяца. Пришлём его файлом сразу после оплаты, можно распечатать или переслать. Оформляем?»
Если услуга дороже номинала, клиент доплачивает разницу. Это лучше обговорить ещё при записи.
Роспотребнадзор в своих разъяснениях рассматривает деньги за купленный подарочный сертификат как аванс за будущие товары или услуги. Отсюда несколько выводов, которые ведомство делает прямо:
Сертификаты, выданные бесплатно (например, в подарок по акции), по тем же разъяснениям к возврату денег не относятся. Как это применить к вашим условиям, сроку и конкретному спору, уточните у юриста: разъяснения ведомства законом не являются, и суды смотрят на обстоятельства дела.
Практический вывод для салона: «сгорел» — это статус в вашем учёте, после которого по сертификату больше не записывают. Он не отменяет того, что человек может прийти за деньгами. Поэтому о сроке стоит напоминать заранее.
Касса. ФНС в методических указаниях (письмо от 03.07.2018 № ЕД-4-20/12717) описывала такой порядок: при продаже сертификата пробивают чек с признаком «аванс», при оказании услуги — чек полного расчёта с зачётом аванса. Как это делать на вашей кассе и при вашей системе налогообложения, уточните у бухгалтера.
В кабинете есть раздел «Сертификаты» (доступность зависит от тарифа). Что в нём можно делать:
Визит можно отметить оплаченным сертификатом прямо в журнале: администратор вводит номер, с сертификата списывается сумма визита, но не больше остатка, и сразу видно, сколько осталось. Погашенный или несуществующий номер система не примет.
У каждого сертификата есть своя страница, та, на которую ведёт QR. На ней видно, что входит в подарок, до какого числа он действует и не погашен ли, а цена не показывается. Оттуда получатель переходит в бот салона в Telegram или MAX, и бот открывается уже с номером сертификата. В MAX номер передаётся только при первом запуске бота, поэтому на странице есть кнопка, чтобы скопировать номер.
Если включить напоминания о сроке, обладателю приходит сообщение в бот за 14, 7, 5, 3 и 1 день до конца срока, а салону по понедельникам — список сгорающих на неделе с телефонами тех, кому бот написать не может. Можно также задать автопродление: истёкший сертификат с остатком один раз продлевается на выбранное число дней. По умолчанию обе настройки выключены.
Продажа сертификата прямо в боте — выбор услуги, оплата, вопросы для макета, готовый файл — и запись по сертификату в переписке делаются индивидуальной настройкой бота и оплачиваются отдельно: состав, дополнения и тексты у всех разные. Как это работает у одной студии, мы разобрали в статье про запись и сертификаты через бота.
Выпуск, списание и срок каждого сертификата — в кабинете, по QR открывается страница сертификата с составом и сроком. Поможем настроить.
Оставляя контакт, вы соглашаетесь с обработкой персональных данных. Хотите разобраться сами — попробуйте самостоятельно.
Можно ли сделать сертификат без срока действия? Можно, но учёт таких сертификатов растёт годами. По разъяснению Роспотребнадзора, сертификат без указанного срока действует три года. Удобнее сразу поставить дату.
Клиент потерял сертификат. Что делать? Если номер был в учёте и покупатель может назвать себя или телефон, найдите сертификат по покупателю и назовите номер заново. Без учёта восстановить нечего.
Можно ли прийти по фотографии сертификата? Решаете вы. Если гасите строго по номеру и отмечаете погашение сразу, фотография ничем не хуже бланка: второй раз по тому же номеру не записать.
Нужно ли вписывать имя получателя? Не обязательно. Имя на бланке — жест для подарка, а записывать по сертификату удобнее по номеру.
Человек пришёл после окончания срока. Можно отказать? В записи — можете, если так написано в условиях. В возврате денег, по позиции Роспотребнадзора, отказывать нельзя. Как поступить в вашем случае, уточните у юриста.
Если сертификаты продаёте с оплатой заранее, пригодится статья о предоплате за запись.
Расскажите, как сейчас продаёте и гасите сертификаты, — подскажем, что можно перенести в кабинет и бота.
Получить разборOrivela — онлайн-запись, CRM и боты в Telegram, MAX и ВКонтакте для малого бизнеса: студий, салонов, частных мастеров.