Журнал записи клиентов: какие графы нужны и как его вести

В журнале записи клиентов у каждого визита должны быть дата, время начала и окончания, мастер, услуга, имя и телефон клиента, отметка о предоплате и о том, пришёл ли человек. Вести его можно в бумажном журнале, в таблице или в электронном журнале: бумаги хватает, пока записывает один человек, а когда записывают двое или клиенты пишут в мессенджеры в любое время суток, удобнее электронный. Ниже — графы, которые можно забрать готовыми, правила ведения и признаки, что пора переходить.

Какие графы нужны в журнале записи

Графы одинаковы для бумаги, таблицы и программы. Если сразу приучить себя заполнять их полностью, переход из одного вида журнала в другой займёт вечер, а не месяц.

Чаще всего пропускают графу «Окончание». Без неё в журнале окрашивание на три часа выглядит одной строкой на 12:00, и на 13:00 к тому же мастеру ставят стрижку. Вторая частая потеря — статус: если не отмечать, кто пришёл, через месяц не посчитать, сколько было неявок и у кого.

В примечание пишите то, что касается визита. Постоянные сведения о клиенте — «стрижёт только у Ани», формула окрашивания — удобнее держать в карточке или на отдельной странице с клиентами: в журнале они разбегутся по разным дням. Как вести такую базу, разобрано в статье клиентская база салона.

Как разлиновать бумажный журнал для салона

Тетрадь в клетку с графами в строку подходит частному мастеру. Когда мастеров двое и больше, удобнее страница на один день, где строки — время, а столбцы — мастера или кресла. Тогда свободное время видно глазами, а наложение заметно сразу.

• Шаг сетки — 15 или 30 минут, по самой короткой услуге.
• Длинную услугу отмечайте стрелкой вниз до времени окончания, чтобы эти клетки никто не занял.
• Перерывы и выходные мастеров закрашивайте заранее, когда составляете график.
• Условные пометки договоритесь писать одинаково: ✓ — подтвердил накануне, П — пришёл, Н — не пришёл, отмену зачёркивайте одной линией, чтобы запись осталась читаемой.
• Переносы пишите карандашом, а на старом месте оставляйте пометку «→ 16.10».
• Телефоны клиентов дублируйте на последних страницах по алфавиту, иначе через полгода их придётся искать по всему журналу.

Бумажный журнал, таблица или электронный журнал

Коротко, чем они отличаются в ежедневной работе. Подробное сравнение с календарём в телефоне и пошаговый переезд из тетради — в статье как вести запись клиентов.

Бумажный журнал не хуже электронного, пока им пользуется один человек и записи приходят к нему же. Он ломается в другом месте: журнал лежит на стойке, а клиенты пишут мастеру в мессенджер вечером, и администратор утром отдаёт это время другому.

Правила ведения журнала

1. Один журнал на всех. Если мастер записывает «себе в телефон», а администратор — в журнал, рано или поздно одно время отдадут двоим.
2. Запись — сразу. Не «потом перепишу из переписки», а пока клиент на связи.
3. Отмены не стирать. Зачёркнутая запись показывает, кто отменяет часто.
4. Статус — в тот же день. Пришёл или нет, отмечайте до закрытия смены.
5. Накануне — подтверждение. Пройдите по завтрашней странице и поставьте ✓ тем, кто ответил.
6. Конец месяца — итоги. Сколько визитов, сколько неявок, кто не пришёл дважды.
7. Журнал не на виду. На открытой странице — имена и телефоны клиентов.

Телефоны в журнале — это персональные данные

Имя с телефоном — персональные данные, и бумага от этого не освобождает. Закон о персональных данных требует, чтобы их объём соответствовал целям, а для бумажных носителей правительство отдельно установило правила: хранить так, чтобы посторонние не имели доступа, и не смешивать данные, собранные для разных целей (Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). На практике: журнал не лежит открытым на стойке, старые журналы хранятся под замком, а лишнего — паспортных данных, адресов — в нём нет. Как оформить согласия и сроки хранения в вашем случае, уточните у юриста.

Если хотите «скачать журнал записи клиентов»

Готовый бланк — это таблица граф выше. Перепишите её заголовки в первую строку таблицы Excel или Google: «Дата», «Время», «Услуга», «Мастер», «Клиент», «Телефон» и дальше остальные. Распечатать можно её же, по странице на день. Такая таблица пригодится и потом: программы записи обычно умеют загружать клиентов и будущие записи из файла с заголовками, и переписывать журнал руками не придётся.

Когда пора переходить на электронный журнал

• Журнал один, а записывают в нескольких местах: на стойке, в мессенджере мастера, в сообщениях группы ВКонтакте.
• Одну и ту же запись вы пишете дважды — сначала в переписку, потом в журнал.
• Чтобы ответить «есть ли окно в субботу», нужно позвонить в салон и попросить посмотреть журнал.
• Вечерами вы пишете напоминания на завтра по списку из журнала.
• В конце месяца неявки считаете по пометкам вручную.
• Клиенты просят записаться в нерабочее время, а утром это время уже занято.

Если ничего из этого нет, бумажный журнал справляется, и менять его незачем.

Журнал записей в Orivela

В Orivela журнал записей — раздел кабинета. Записи видны по дням, неделям и месяцам, в дневном виде у каждого мастера свой столбец. Графы из таблицы выше в записи уже есть: время начала и окончания, мастер, услуга, клиент с телефоном, предоплата и способ оплаты, статус визита.

• Клиент записывается сам. По ссылке на страницу записи или через бота салона в Telegram, MAX или ВКонтакте. Клиент видит свободное время конкретного мастера, и запись сразу встаёт в журнал, переписывать её из переписки не нужно.
• Видно, откуда запись. У каждой записи значок: записался сам в боте, на сайте, или запись завёл салон. Так понятно, кому можно написать в мессенджер, а кому — только позвонить.
• Проверка наложений. Когда администратор ставит запись вручную, журнал проверяет, свободен ли мастер. Если время занято или мастер не работает, он скажет об этом и спросит, записать ли всё равно.
• Статусы кнопками. «Подтвердить», «Пришёл», «Завершить», «Не пришёл», «Отменить». Перед отменой журнал предупреждает, что клиент получит сообщение. Отменённая запись остаётся в сетке бледной зачёркнутой пометкой — как отмена одной линией на бумаге.
• Перенос. Запись можно перетащить на другое время, журнал переспросит перед переносом. Перетаскивание выключается, если мешает.
• Доступы. Мастер со своим входом видит только свой столбец. Владелец видит историю действий: кто создал, перенёс или отменил запись.
• На телефоне. Кабинет работает в браузере, его можно поставить на экран телефона значком. После этого приходит уведомление о новой записи.
• Напоминания. Клиенту, который связан с ботом салона или оставил почту, напоминание о визите уходит само — в зависимости от тарифа.

Как устроена запись для клиента — на странице приложение для записи клиентов, что ещё есть для салона, кроме журнала, — на странице программа для салона красоты.

Частые вопросы

Что такое журнал записи клиентов? Это расписание визитов по дням: кто, к какому мастеру, на какую услугу и во сколько придёт. Он бывает бумажным, в виде таблицы или электронным — в программе записи.

Какие графы обязательны? Дата, время начала и окончания, мастер, услуга, имя и телефон клиента. Предоплату, статус и примечание стоит добавить сразу: без них не посчитать неявки и не вспомнить, брали ли задаток.

Как вести журнал записи в салоне красоты с несколькими мастерами? Страница на день, строки — время с шагом 15 или 30 минут, столбцы — мастера или кабинеты. Журнал один на всех, и записывать в него сразу, а не из переписки вечером.

Можно ли вести журнал записи в Excel? Можно, если записывает один человек. Таблица ищет по телефону, но не предупреждает о наложениях, и клиент не может записаться в неё сам.

Чем электронный журнал отличается от таблицы? Он знает длительность услуги и график мастера, поэтому видит занятое время, а клиенты могут записываться сами — по ссылке или через бота. Таблица хранит то, что в неё вписали.

Что делать со старым бумажным журналом после перехода? Не выбрасывать сразу: первые месяцы он пригодится как справка. Будущие записи и телефоны клиентов перенесите в программу, а старые журналы храните так, чтобы посторонние их не видели.

Все статьи блога →

Orivela — онлайн-запись, CRM и боты в Telegram, MAX и ВКонтакте для малого бизнеса: салонов, студий, частных мастеров.